为什么时间管理要从时间记录开始?
你好!我是精读君,今天我们要探讨的概念,是「时间管理」。
时间管理指的是:利用时间资源做出贡献,推动达成目标的过程。
在每个人的资源清单中,时间是最基础、公平和稀缺的资源。
基础是因为,没有时间,其它资源难以发挥效用;公平是因为, 无论是穷是富,每个人每天都只有24小时;稀缺是因为,时间单向流逝,过期作废。
时间资源管理得好不好,直接决定我们的产出贡献是大是小,是否能更快地达成目标。
时间管理方法有不少,但在采取具体措施之前,我们先要做时间记录。因为我们对于时间感觉很主观,和客观事实偏差较大。
有一家公司董事长,十分肯定地对管理学家德鲁克说,他的时间大致分成三个部分:三分之一用于与公司高级管理人员研讨业务;三分之一用于接待重要客户;三分之一用于参加各种社会活动。
德鲁克建议他,安排秘书每天记录他在各项事务上的花费时间。实际记录六个星期后,与此前董事长估计进行比较,结果发现:在上述三个方面,董事长都没花什么时间。
原来,董事长说的三类工作,只不过是他认为“应该”花时间的工作而已。因此记忆告诉他,已经将时间用在这三个方面。
不过,六个星期实际记录显示,他的时间大部分都花在调度工作上。例如,处理他自己认识客户的订单,打电话给工厂催货。客户订单原本可以顺利处理,由于他的干预,反而弄得不能准时交货。
也就是说,董事长以为自己时间花在某些方面,实际并非如此,记忆和事实偏差很大。其实每个人都是如此,容易高估自己记忆的准确程度。
董事长后来又安排继续做几次记录,通过比较终于相信,自己记忆靠不住,要靠时间记录才能客观准确地知道,自己时间究竟花在哪里。
运用麦肯锡方法解决问题,第一步就是收集事实。时间管理也一样,如果不做时间记录,没有收集到自己怎么花时间的事实,就开始制定时间管理方案,往往就没有什么效果。因为前提如果出错,想当然地决策,自然也会出错。
获得时间记录后,我们就可以进行诊断分析。例如,哪些事情价值不高,时间却花很多?这些事能不能删减,或者委托别人去做?哪些事很重要,花的时间却很少,怎样尽快加到日程表中?
只要获得时间开销的事实,对应时间管理策略,其实并不难想到。想要管理好时间,提高产出贡献,我们不妨从记录一个星期的时间开销开始。
每天一个概念,每年一个台阶。我是精读君,今天我们一起探讨了,第112个概念「时间管理」。谢谢你的陪伴!敬请关注,下期再见。